Muutoksen johtaminen on isompi juttu kuin arvaatkaan. Muutoksen keskellä olevat janoavat tietoa. Mihin ollaan menossa, miksi juuri sinne ja missä asioissa meidän pitää toimia toisin? Viesti ja toista. Viesti myös silloin, kun ei ole uutta kerrottavaa.
Organisaation muutoksen läpivienti on haastavimpia johtamistilanteita. Mietipä hetki omia kokemuksiasi muutoksista – miten se meni ja miten sen olisit toivonut menevän?
Mikä sitten tekee muutoksen läpiviemisestä hankalaa? Ihmisten odotukset ainakin: Vaikka kertoisit kaiken mitä varmasti tiedät, se on liian vähän. Ymmärretyksi tuleminen: Kaikki eivät kuule, mitä sanot ja toiset ottavat vastaan informaation visuaalisessa muodossa. Toiston määrä: Vaikka puhut samasta asiasta vuoden, takarivi ei ole vielä kuullutkaan.
Ihmisten odotukset yllättävät
Muutoksen läpiviennissä on hyvä ottaa huomioon ainakin kolmenlaiset ihmiset. Yhdet tunnistavat ja ymmärtävät, mistä on kyse ja mitä pitää tehdä. Toiset tarvitsevat konkretisointia siitä, mitä pitää tehdä. Kolmannet vastustavat, mikä kuuluu myös asiaan.
Ihmisiä, jotka ymmärtävät asian, siten kuin tarkoitit, on usein vähiten, mutta he ovat sitäkin tärkeämpiä muutoksen eteenpäin vieviä voimia. Anna heidän kertoa sisäisen viestinnän kanavissa näkemyksiään, tuo heitä esiin roolimalleina. Myös tutkimusten mukaan työkaverin sanomisiin luotetaan. Ihmiset puhuttelevat ihmisiä, millä on valtava voima.
Henkilöt, jotka kaipaavat muutoksen konkretisointia ovat helppo kohderyhmä, tekemistä vaille valmis. Kiteytä muutoksen pääasiat muutamaan viestiin. Käy läpi esimerkkejä – mistä on kyse ja mitä pitää tehdä toisin – ja perustele ne. Selitä ja laita organisaatiosi miettimään uusia toimintamalleja myös porukalla. Tuo keskusteluun henkilöstön ehdotuksia ja hae hyvää myös niistä, joita ei toteuteta. Käytä keinoina sanoja, kuvia ja yhdessä tekemistä.
Entä sitten muutokseen nihkeästi suhtautuvat? He eivät ole vastustajiasi. Käytä kriittiset äänet hyväksesi luontevina paikkoina jatkaa keskustelua. Muutosviestinnän judoa: käännä vastustajan voima asian eduksi.
Suunnittele viestintä – ja tuplaa se
Muutoksen – oli se sitten toimintatavan muutos tai putkiremontti – tärkein elementti on viestiminen. Uudesta suunnasta, johon muutos organisaatiota vie, on puhuttava paljon enemmän kuin tutuista asioista. Monesti johtajat kyllästyvät toistamaan samaa viestiä kuukaudesta toiseen. Muutoksessa ei auta turhautua, sitkeys palkitaan.
Muutoksen johtaminen on jatkuvaa ison kuvan maalaamista: Mistä lähdettiin, missä ollaan nyt ja mitä tehdään seuraavaksi. Pilko muutos palasiksi, näytä välietapit sekä nosta onnistumiset näkyviin. Mukana olevien ja onnistujien suulla.
Kaikki haluavat myös tietää, missä on sateenkaaren pää. Mitä muutos tuo minulle? Puhu myös siitä, missä kohtaamme todennäköisesti ongelmia ja mitä tarvitaan lisää, jotta onnistumme.
Kaikki muutokset ansaitsevat hyvää viestintää
Mitä hankalammasta muutoksesta on kyse, sitä suurempaan rooliin nousee hyvä tiedonkulku ja tiivis vuorovaikutus. Kun asiasta puhutaan, muutos pysyy mielessä ja siitä tulee osa arkea. Muutoksen välietappien saavuttaminen ja niiden esiin nostaminen kannustaa jatkamaan. Onnistujien näkyminen rohkaisee minuakin yrittämään enemmän.
Useimmat haluavat myös mukaan muutokseen. Sitouta halukkaat ja kytke esimiehet muutoksen ankkureiksi. Vastarannan kiisket ja vastaväitteet puolestaan antavat mahdollisuuden käydä läpi asia jälleen kerran.
Johtaminen on viestimistä
Viestiminen on oleellinen osa johtamista. Varaudu kommunikoimaan silloin, kun muutoksesta on kerrottavaa, kun välietappeja asetetaan ja saavutetaan, kun muutoksesta ei vielä ole uutta kerrottavaa, kun sitä puolustetaan tai vastustetaan, kun tapahtuu jotain tai ei tapahdu mitään. Tuo esiin muuttujia, onnistujia, johtajia ja vähän vastustajiakin.
