Kriisiviestintää kannattaa harjoitella. Sillä luodaan osallistujille ymmärrys siitä, mitä pitää tehdään ensin ja mitä kriisin johtoryhmä tekee ja mikä on minun roolini. Siksi kaikki työkseen kriisejä ratkaisevat organisaatiotkin harjoittelevat säännöllisesti.
Harjoitus tekee mestarin tai ainakin melkein
Kriisiviestinnän tehtävä ei ole selittää mustaa valkoiseksi, vaan tuoda sidosryhmien odotukset nopeasti ja painokkaasti organisaation sisälle sekä käynnistää viestiminen korjaavista toimenpiteistä luottamuksen palauttamiseksi. Realistinen tilannekuva on ainoa pitävä pohja jatkotoimille. Syyllisten hakemisen voi jättää myöhemmäksi, sille ei ole nyt aikaa.
Yleisymmärrys, parvialyä
Kun sidosryhmien reaktiot ja odotukset ovat selvillä, on organisaatio saatava toimimaan oikein. Harjoituksessa luodaan kaikille yleisymmärrys siitä, mitä toimia tehdään ensin, mitä tekee kriisin johtoryhmä ja mitä kunkin mukana olevan pitää tehdä.
Siksi kaikki työkseen kriisejä ratkaisevat organisaatiotkin – puolustusvoimat, palo- ja pelastustoimi ja sairaalat – harjoittelevat säännöllisesti.
Tietoa valmiiksi pöytälaatikkoon
Kriisiviestinnän tai kriisn harjoituksessa viestinnän kannattaa pohtia perusasioita: Mistä tiedetään, että nyt pitää toimia? Mistä saamme tiedon tapahtuneesta? Keille kaikille meidän pitää siitä ilmoittaa tai viestiä? Entä, jos puheluita tulee jo ruuhkaksi asti? Ja netti kaatuu? Mistä saadaan riittävästi henkilöstöä paikalle? Mitä kenenkin pitää tehdä?
Mahdollisten kriisien varalle pitää varautua myös tuottamalla perussisältöä valmiiksi. Mistä muutoin saadaan kiireessä valokuvia tehtaasta, tuotteista, ihmisistä? Ketä voidaan käyttää asiantuntijana missäkin asiassa ja mistä heidät saadaan kiinni? Mistä saadaan ruokaa ja juomaa, jos joudutaan olemaan yö töissä? Voiko joku naapuriorganisaation viestintä auttaa, jos tilanne kestää monta yötä ja päivää?
Nopeus ja luotettavuus kaikki kaikessa
Säännöllisesti harjoitteleva organisaatio tunnistaa kriisitilanteen kärjistymisen, muodostaa heti laaja-alaisen kriisijohtoryhmän sekä käynnistää kriisiviestinnän. Pitkäkestoiseen kriisiin harjoittelematta joutuneet organisaatiot löytävät myös oikeansuuntaiset toimintatavat, mutta yrityksen ja erehdyksen menetelmällä siihen menee liikaa aikaa, mainevahinko on jo tapahtunut.
Nopean tiedonvälityksen maailmassa kriisi puhkeaa vauhdilla. Some hyökkää päälle eikä media tunne armoa. Toimitusjohtaja saa lähteä alle viikossa ja muutenkin jako hyviksiin ja pahiksiin tehdään ensimmäisten tuntien aikana.
Kriisiharjoituksessa kannattaa myös miettiä, miten tunnistaa tilanteen alasajovaiheen. Monesti käy niin, että juuri kun kriisin johtaminen ja viestintä toimivat hyvin, tilanne onkin jo ohi. Sekin pitää tunnistaa.
