Fysiikan peruslait kiteyttävät sen, miksi yritysten kannattaa viestiä säännöllisesti
Teollisuuden viestintäaskeleet ovat usein varovaisia, vaikeatajuisia ja jäävät kertaluonteisiksi signaaleiksi. Ennakoivia ne ovat vain erittäin harvoin.
Syy voi olla siinä, että viestimisestä puhuvat humanistit, mutta teollisuusyrityksiä ohjaavat tieteeseen luottavat diplomi-insinöörit. Tieteessä ilmiö toistuu samanlaisena kerta toisensa jälkeen, kun olosuhteet ovat samanlaiset. Jos tämä ei toteudu, humanistit voivat insinööriloogisesta näkökulmasta kuulostaa ulkoavaruudesta tulleilta humanoideilta.
Viestien epäjärjestys lisääntyy väistämättä
Fysiikka sen sijaan on kovaa tiedettä. Esimerkiksi massan mittaus tuottaa saman tuloksen, vaikka koetta toistaisi kuinka monta kertaa tahansa.
Viestimisen syyt löytyvätkin onneksi fysiikasta. Termodynamiikan toisen pääsäännön mukaan entropia kasvaa vääjäämättä. (Jos olet maallikko, katso kolmatta pääsääntöä. Ensimmäinen on nollas pääsääntö, jolloin toinen pääsääntö on siis jo kolmas.)
Epäjärjestyksen lisääntymisen voi estää vain käyttämällä paljon energiaa. Tämä näkyy arjessa esimerkiksi niin, että huoneessa epäjärjestys lisääntyy, ellei näe vaivaa ja siivoa sitä.
Fysiikan lait pätevät myös viestimiseen. Sen huomaa yrityksen arjessa helposti. Yrityksethän järjestävät tiedon loogisesti hyvään järjestykseen esimerkiksi tiedotteeseen tai ilmaisuvoimaisiin power pointteihin.
Tiedon julkistamisen jälkeen sen epäjärjestys alkaa kuitenkin kasvaa nopeasti. Viestimisen kohde unohtaa keskeiset asiat, nostaa esiin detaljeja, alkaa tulkita saamaansa tietoa epäloogisesti ja sotkee sekaan pelkoa tai toiveita. Parviäly lisää mukaan huhut.
Julkisuudessa järjestystä sotkevat puolestaan ulkopuolisten tulkinnat päivänselvästä asiasta. Niitä sotkevat vaikkapa kansalaisliikkeet, kilpailijat tai poliittiset päättäjät.
Joskus yrityksen lähettämät viestit saattavat päätyä kaaokseen jo saman päivän aikana.
Lisää energiaa järjestyksen jatkuvaan ylläpitoon
Järjestyksen voi säilyttää vain lisäämällä seokseen energiaa. Yrityksissä viestintä on tuo tarvittava energia. Jos yritys haluaa pitää viestinsä järjestyksessä ihmisten päässä, on sen toistettava samoja asioita väsymiseen saakka.
Talkoisiin, viestimään tärkeitä asioita jatkuvasti, tarvitaan koko johto. Viestiminen ei ole vain viestintäihmisten tehtävä, vaikka joukko olisi kuinka suuri tahansa.
Jos vastuullisuus on yritykselle strateginen asia, on johdon kerrottava vastuullisuudesta ja sen hyödyistä sekä yrityksen sisällä että ulkopuolella jatkuvasti. Muuten entropia tekee tehtävänsä, ja ihmiset alkavat toimia tavalla, joka ei enää tue vastuullisuuteen perustuvaa strategiaa.
Järjestys on epätodennäköistä
Johdon ponnistelut viestin viemiseksi kannattavat, sillä termodynamiikan toinen pääsääntö sanoo, että mikään ei sinänsä estä järjestystä kasvamasta. Suunnittele viestintä ja tuplaa se, sillä suuressa mittakaavassa kehitys kuitenkin etenee aina kohti todennäköisintä, epäjärjestyneintä lopputilaa, koska epäjärjestyneitä tiloja on todennäköisesti paljon enemmän kuin järjestyneitä asian tiloja.
