Kun mietit viestinnän palvelujen ostamista, kannattaa hetki puntaroida ostopalvelujen käytön riemuja ja riesoja. Kun näkemyksesi on selkeä ja tarpeet mietitty, pääset helpommalla.
Kun omat resurssit tai osaaminen ei riitä organisaatiosi viestintää vaativaan tilanteeseen, viestintätoimisto voi paikata aukon. Oikealta kumppanilta saat sopivaa täsmäosaamista, oikeaan aikaan ja oikean määrän. Samalla saat käyttöösi kumppanin koko verkoston.
Yritysjärjestelyt, strategian käänteet, liikkeet pääomamarkkinoilla, avainhenkilöiden vaihdokset ja monet muut muutokset toistuvat harvakseltaan. Silloin on helpompaa, jos joku jo saman monesti ennenkin tehnyt näyttää taskulampulla valoa eteenpäin, tietää mitä pitää tehdä ja ehdottaa vaihtoehtoja.
Isoissa hankkeissa kannattaa ulkoistaa selkeitä osakokonaisuuksia, vaikka oma väki tekisi mielellään itsekin tuttuja ja turvallisia asioita. Silloin omalle porukalle jää enemmän aikaa miettiä kokonaisuuksia ja tulevia askeleita.
Siirrä osaaminen ulkoa sisälle
Kertaluonteinen kustannuserä kävelee ovesta ulos eikä jää menoeräksi sen jälkeen, kun lisäosaamisen tarve on poistunut.
Pitkäjänteisyys on kuitenkin sekä ostajan että kumppanin etu. Mitä tiiviimpää yhteistyö ostopalvelujen tuottajan kanssa, sitä paremmat mahdollisuudet osaamisen siirtämiseen.
Viestintätoimisto on kehittänyt toimintatavat, jotka soveltuvat monen asiakkaan auttamiseen. Muista siis ”copy with pride”, eikä organisaatiosi tarvitse keksiä pyörää uudelleen.
Osaamisen siirtäminen edellyttää, että oma porukka on motivoitunut kehittämään työtään. Konsultti kannattaa ottaa avuksi, mutta ei viemään omien viestijöiden mandaattia. Myönteisen yhteistyösuhteen rakentaminen vaatii viisautta kaikilta osapuolilta ja varsinkin palveluja ostavalta esimieheltä.
Määrittele ja raamita
Parhaimmillaan ulkopuolinen viestintäresurssi sujahtaa organisaation osaksi alta aikayksikön. Yhteistyö onnistuu, kun on selkeä näkemys siitä, mitä pitää saada aikaan ja mihin mennessä. Haluatko muuttaa toimintatapoja, tehdä kehitysloikan vai saada viestinnälliset asiat kauemmas pöydältäsi?
Uuden suhteen alussa on tärkeää keskustella perusteellisesti asiakkaan tilanne ja tavoitteet. Sillä voi välttää näkemyseroja myöhemmissä vaiheissa ja suoranaisia kulttuurien välisiä konflikteja. Sen jälkeen kokenut ulkopuolinen viestijä pystyy sanoittamaan tuen tarpeen ja määrittelemään tehtävän raamit sekä toimintatavat. Kun yhteinen suunta on selvillä, pääset helpommalla.
Mitä paremmin perehdytät viestintätoimiston, sitä parempaa jälkeä yleensä syntyy. Hyvä yhteistyö tuottaa pitkäaikaisen kontaktin, jolta saa jatkossakin nopeasti oikeaan osuvaa apua. Jatkuvasti vaihtuvat tilapäissuhteet lisäävät ostavan organisaation työtä ja jatkuvuus kärsii, kun osaaminen kävelee ovesta ulos toimeksiannon päätyttyä.
