Nimitys johtajaksi, onneksi olkoon! Hatunnosto, kättelyt ja olan taputukset. Ja ensimmäiset 100 päivää alkoivat juosta saman tien. Sinä niiden myötä. Saat venyä nykyisiin tehtäviisi, tulevaan rooliisi, suunnitteluun ja kuunteluun, ajatteluun ja lepoon.
Siksi tarvitset seitsemän vinkkiä viestintään:
1. Pyykki pestään ensin ja levitetään vasta sitten ulos kuivamaan
Kun nimityksesi tiedotetaan, sinulta kysytään, mitä aiot tehdä. Vältä vahvoja linjauksia, varsinkin jos tulet organisaation ulkopuolelta. Kaiken, mitä nyt sanot, löydät myöhemmin edestäsi. Et halua vastailla kysymykseen, että miten tuoreet linjaukset onnistuivat noin niin kuin omasta mielestäsi.
Alkuun sinä riität uutiseksi. Puhu siis arvoistasi ja kiinnostuksen kohteistasi. Kerro, miten tuleva työ on luonnollinen askel eteenpäin. Mitkä asiat sinut saivat kiinnostumaan uudesta tehtävästä? Miten aiempi osaamisesi liittyy uuteen tehtävään?
2. Valitse kolme pointtia
Valintaprosessin kuluessa käydyissä keskusteluissa nousi esiin asioita, joihin sinun odotetaan tarttuvan. Mieti, missä järjestyksessä niitä kannattaa tuoda julki.
Pue asiat, joihin on tartuttava, tiiviiseen ja helposti ymmärrettävään muotoon perusteluineen. Unohda liikkeenjohdon kurssien strategiset termit, käytä yleiskieltä ja poimi vertauksia arjesta. “Suu säkkiä myöten” ja “emme voi syödä enempää kuin tienaamme” ovat olleet kovin suosittuja.
Jos rooliisi kuuluu näkyä yhteiskunnassa, valitse mielenkiintoinen teema yrityksen ulkopuolelta. Poikien työllisyys? Kestävä kehitys? Digitalisaation murros? Tee siitä osa brändiäsi. Ota paikkasi julkisuudessa – yrityksen sisäisen työn ehdoilla. Vaikutat yhteiskunnallisesti valveutuneelta eikä viestintäsi tarvitse myydä ei-oota haastatteluja jonottavalle medialle sinä aikana, kun et vielä halua julkistaa linjauksiasi.
3. Ilmaherruus myös yrityksen sisällä
Ensimmäinen kohtaaminen uuden henkilöstön kanssa tapahtuu nimitystiedotteessa. Tiedote perustelee valintaasi yleisellä tasolla ja yrityksen tilanteen vaatimuksilla. Niiden jälkeen pääset toteamaan, kuinka mielenkiintoista on siirtyä tähän tehtävään.
Toiseen ja kolmanteen lauseeseesi voit nostaa tehtäväalueita, joita odotat erityisellä innolla. Käytä tilaisuus hyväksi, jos mahdollista. Aseta tavoitteita, mutta älä valitse keinoja. Pysy tasolla, joka ei aiheuta spekulaatioita.
Järjestä mieluiten nimityspäivänä tapaaminen suorien alaistesi ja henkilöstösi kanssa. Ole läsnä paikan päällä ja puhu muille digikanavien välityksellä. Teetä lyhyt videoviesti, jossa kerrot prioriteeteistasi, johtamistyylistäsi ja arvostamistasi ominaisuuksista. Tietenkin odotat innolla, että pääset liittymään joukkoon ja hymyilet.
Jos jäykistyt kameran edessä, pyydä viestintää haastattelemaan sinua. Muutama luonteva kysymys ja vastaus muutamaan minuuttiin. Hae itsellesi sopivin tapa äläkä viilaa liikaa esitystäsi. Viestistäsi yli 70 prosenttia on kehon kieltä, alle kolmannes sanoja. Lyhyen videon voit tehdä myös useammalla kielellä.
4. Kuuntele ja osallista
Tapaa tulevan tehtäväsi henkilöstöä kaikilta organisaatiotasoilta jo ennen kuin aloitat. Saatat kuulla mielenkiintoisia asioita ja ainakin tutustut ihmisiin, joilta voit kysyä näkemyksiä myöhemmin.
Ota henkilöstö mukaan muutokseen. Pyydä ideoita ja kehityskohtia esimerkiksi sähköisten työkalujen avulla. Henkilöstökysely sitouttaa, on vahva viesti ja ohjaa ajatuksia haluamaasi suuntaan. Isoissa muutoksissa sisäiset työpajat lisäävät ymmärrystä.
Kun etenette uudistuksissa konkreettisiin asioihin, perustele ne yleiskielellä. Luo ‘sense of urgency’ äläkä anna hyvän kriisin mennä hukkaan.
Maalaa pakottavien kehityskohteiden rinnalle rohkaiseva tulevaisuuden visio. Mitä odottaa sateenkaaren päässä, kun sade ja ukkonen väistyvät? Tiedetään: uusi maali, mutta ei puhuta siitä nyt vielä. Juodaan kakkukahvit ensin näille tuloksille.
5. Jaa väliaikatietoja
Toimintakulttuurin muuttaminen vaatii aikaa. Poimi pikavoitot ja nosta ne näkyvästi esiin. Älä vaihda puheenaihetta, vaan pidä samoja tavoitteita ja viestejä esillä jatkuvasti. Kun itse haluaisit ottaa jo askeleen eteenpäin, kaikki takarivissä eivät ole vielä kuulleetkaan koko asiasta. Suunnittele muutosviestintä ja tuplaa se heti alkuunsa.
Strategiakokonaisuus voi olla liian suuri hahmotettavaksi kerrallaan, joten elefantti on syötävä palasina. Nosta strategiasta asia kerrallaan esiin ja rakenna sen ympärille vuoropuhelua henkilöstön kanssa. Samalla aikataululla voit myös kuulostella muiden sidosryhmien näkemyksiä. Sähköiset työkalut tarjoavat tähän mainioita keinoja.
Kertaus on opintojen äiti. Jaa väliaikatietoja, tule ulos uudella videolla tai toimitusjohtajan kyselytunnilla vaikka joka viikko tai kuukausi, jos se on yrityksen pulssi. Nosta esiin hyviä käytäntöjä ja ratkaisuja eri puolilta organisaatiota. Jokainen haluaa olla guru omalla maallaan ja joukkojen edessä lausutut kiitokset eivät yleensä maksa mitään.
6. Edellytä viestinnältä tulitukea
Jos käytettävissäsi on viestintäresursseja, käytä niitä. Tee videoita, puhu sisäisillä keskustelufoorumeilla, pidä kyselytunteja ja vastaa joukkojesi kysymyksiin, julkaise From CEO -blogia intrassa, järjestä sisäisiä infoja siellä, missä käyt tai tee sitä, mikä sinulle on luontevinta. Edellytä viestinnältä jatkuvaa tukea ja hyviä luonnoksia. Jollet löydä yrityksen sisältä sopivia resursseja, niitä voi helposti ostaa ulkoa.
7. Ole oma ennustettava itsesi
Sinä olet sinä eikä mikään vinkkilista sovi tilanteeseesi sellaisenaan. Sovella, keksi lisää ja edellytä viestinnältäsi lisää hyviä vinkkejä. Valitse näköisesi toimintatavat, jotka sopivat kiireiseen arkeesi.
Ole ennustettava. Kerro mitä edellytät ja toimi niin. Ennustettavuus luo johdonmukaisuutta, säästää aikaa ja näyttää, ketkä haluavat ja osaavat seurata johtajaa.
Ole oma itsesi. Jos viihdyt liituraidassa, pukeudu siihen. Jos et normaalistikaan tee sirkustemppuja, älä tee niitä nytkään. Jos pidät numeroista, puhu niiden avulla, mutta yritä olla selkeä. Jos mieluiten vaikenet, tee niin kesämökkisi rauhassa, nyt ei ole sen paikka.
