Kun kriisi yllättää, kannattaa heti alkumetreillä alkaa ylläpitää kirjaa tapahtumista.
Ihmisten muistikuvat merkittävistä tapahtumista vääristyvät jo ensimmäisten päivien aikana. Tämän osoittivat tutkijat, jotka selvittivät kansalaisten muistoja omasta toiminnastaan syyskuun 11. päivän World Trade Center-iskun aikaan. Vastaavia tuloksia on saatu useissa muissa tutkimuksissa.
Tapahtumalokin ylläpitäminen kannattaa aloittaa heti, kun organisaatio joutuu kriisiin. Yksinkertaisimmillaan loki koostuu fläppitaulun sivuista, joihin asioita kirjataan sitä mukaa kun niitä tapahtuu tai tehdään.
- Päättäjille yhteistä tilannekuva. Kriisissä tilanteet muuttuvat nopeasti, jolloin tapahtumaloki on osa yhteisen tilannekuvan ylläpitämistä. Loki vähentää väärinkäsityksiä ja varmistaa, että esimerkiksi kaikilla kriisijohtoryhmän jäsenillä on sama tieto tehdyistä toimista.
- Tietoon perustuvaa viestintää. Koskaan ei ole niin kiire, etteikö ehtisi viestiä väärin. Tapahtumaloki varmistaa, että viestit perustuvat faktoihin. Loki kertoo myös sen, onko kaikille sidosryhmille huomattu viestiä asiasta säännöllisesti.
- Vastuu voidaan todentaa. Tapahtumaloki auttaa merkittävästi jälkikäteen, jos organisaation pitää tehdä oikeudellisia selvityksiä tai hakea vaikkapa korvauksia vakuutuksista.
- Ajatukset selkiytyvät. Kriisissä tapahtuu paljon ja nopeasti, jolloin tilanne voi tuntua hallitsemattomalta. Loki luo kokonaiskuvaa ja vahvistaa kriisinsietokykyä konkretisoidessaan jo tehtyä työmäärää.
- Pitää yllä henkistä sietokykyä. Kriisi teettää pitkää päivää ja haittaa yöunia. Henkistä sietokykyä voi koetella kriisin lisäksi esimerkiksi median negatiivinen uutisointi tai asiakkaiden kyselytulva. Tapahtumaloki auttaa nostamaan esiin kaiken työn, joka on jo tehty asian ratkaisemiseksi.
Kattava loki sisältää tarkat tiedot
Jotta lokista olisi hyötyä, siihen pitää kirjata riittävän tarkat tiedot.
- Perustiedot. Jokaiseen tietoon kirjataan päivämäärä, kellonaika ja merkinnän tekijä. Rivit numeroidaan eikä väliin lisätä rivejä jälkeenpäin.
- Tapahtumat. Kirjataan ylös, mitä on tapahtunut tai tehty sekä mistä tieto tapahtumasta on saatu. Tarvittaessa kirjataan myös, onko tieto vahvistettu vai vahvistamaton.
- Päätökset ja toimet. Mitä päätettiin, millä perusteella ja ketkä asiasta päättivät. Mitä toimenpiteitä tehtiin ja kenelle tehtävä annettiin.
- Viestintä. Mitä on viestitty, kenelle ja milloin? Viestintätoimet kirjataan samalla tavalla kuin muutkin tapahtumat. Myös vuorovaikutus viranomaisten kanssa sekä esimerkiksi saadut ohjeet on tärkeää kirjata ylös.
Oikea tieto, väärä kuva
Lopuksi on hyvä pohtia, voiko lokikirjaus antaa sittenkin väärän kuvan, vaikka se olisikin oikea.
Laivan kapteeni oli kyllästynyt perämiehen alkoholin käyttöön ja kirjoitti eräänä päivänä lokiin, että ”perämies oli tänään humalassa laivalla”. Perämies näki asian ja kirjoitti: ”Kapteeni oli tänään selvänä.”
