Mitä ylemmäs organisaation portaita nouset johtajana, sitä enemmän johtamisesi muuttuu kommunikoinniksi. Paketoi viestisi oikein ja käy dialogia.
Vastuualueesi ja johtamasi organisaation kasvaessa pääset testaamaan viestintätaitosi. Mitä isommat saappaat, sitä enemmän sinun odotetaan käyttävän aikaa näkemystesi, tavoitteidesi ja kehityssuunnan kommunikointiin. Siis kuulu ja näy, jotta sinua voi seurata.
Tarvitset henkilökohtaisen johtajan viestintäsuunnitelman, joka määrittää muun muassa avainviestisi, keskeiset kohderyhmät ja kanavat, joiden kautta tavoitat oikeat ihmiset. Yrityksen ja johtajan viestintäsuunnitelma ovat eri asioita, vaikka niissä on paljon yhtymäkohtia eivätkä ne voi olla ristiriidassa keskenään.
Johtaminen on paljolti tahtomista, mutta johtajan kannattaa opetella annostelemaan tahtoaan. Varsinkin uudessa positiossa aloittava näkee mielellään paljon muutostarpeita. Malta mielesi, kaikkea ei kannata kaataa organisaatioon kerralla.
Kuusen alta paketti kerrallaan
Paketoi muutokset sopiviksi kokonaisuuksiksi. Kerro ensin omat odotuksesi ja prioriteettisi. Puhu, kierrä yksiköitä. Ole läsnä sisäisissä kanavissa suullisesti ja kirjallisesti. Kerro, mitkä asiat ovat tärkeitä ja miksi.
Käy jatkuvaa vuoropuhelua. Yksisuuntainen tiedottaminen ei kerro, miten viestisi ymmärrettiin. Voit joutua säätämään sanomaasi pitkin matkaa. Vuoropuheluun on lukuisia hyviä digitaalisia keinoja. Kohtaaminen kasvokkain on myös tärkeää.
Kun tavoitteesi ovat tulleet joukoille tutuiksi, nosta esiin onnistuneita esimerkkejä eri puolilta organisaatiota. Tee pienistä onnistumisista suuria varsinkin niin kauan kuin ei suuria menestystarinoita ole vielä näköpiirissä.
Tarinat herättävät tunteita, tunteet reaktioita
Pienet onnistumiset ovat tärkeitä myös toisesta syystä: Jos nostat esiin vain suuria esimerkkejä, monet onnistumiset jäävät näkymättömiksi. Tässäkin asiassa suuret virrat syntyvät kuitenkin pienistä puroista. Asiakaspalvelun onnistumiset ovat yhtä tärkeitä esimerkkejä kuin merkittävän innovaation tekeminen, kun katsotaan esimerkin voiman näkökulmasta.
Esimerkit on myös helppo pukea tarinoiksi. Tarina voi alkaa arjen ongelmasta, johon löytyi uusi ratkaisu ja rohkea porukka toteuttamaan sitä. Tarinat jäävät elämään, sillä ne konkretisoivat tavoitteita ja sisältävät tunteita, jotka vaikuttavat enemmän kuin faktat.
Onnistumisten esiin tuominen mahdollistaa myös palkitsemisen julkisen kiitoksen muodossa. Kiitos toimii usein jopa paremmin ja pitempään kuin palkankorotus, sillä siitä voi puhua työkavereiden kanssa, mutta palkankorotuksesta vain harvoin.
Kolmannessa vaiheessa voit alkaa mitata onnistumista systemaattisesti suhteessa tavoitteisiin. Tämä on yleensä jo johtajalle helpompi vaihe. Mittarit, aikataulut, tulokset, insinöörimäisen suoraviivainen rakenne. Kun otat siihen mukaan vuorovaikutteisen viestinnän, kokonaisuus vaan paranee.
Johdonmukaista viestintää, kärsivällisesti
Johtajan on oltava viestimisessään hyvin johdonmukainen. Asiat alkavat edetä oikeaan suuntaan, kun joukkue tietää jokaisella organisaatiotasolla mitä pitää tehdä. Jos johtajan viestit ja prioriteetit vaihtelevat liian nopeasti, aiheutat säntäilyä eri suuntiin, ylimääräisiä kustannuksia ja turhautumista.
Johtajan kolme viestintäohjetta
- Suunnittele viestintäsi ja tuplaa sen määrä.
- Viesti ja käy vuoropuhelua. Vain siten tiedät, miten viestisi on ymmärretty.
- Toista, toista ja toista. Vaikka olet kyllästynyt samoihin teemoihin, kaikki eivät ole vielä kuulleetkaan niistä.
