Vuosiraportti voi syntyä helpommin, kun teet verkkoraportin ensin:
- Suunnittele muutaman vuoden kehityspolku. Kertakäyttöinen verkkoraportin käyttöliittymä voi olla hyvä ratkaisu, mutta voit myös kehittää alustaa vuosittain. Valitse kullekin vuodelle myös vain kohtuullinen määrä sisällön kehityskohteita.
- Mieti verkkoraportin yleiset toiminnallisuudet ja ulkoasulinjaukset. Pidä sisältö pääroolissa ja kilkkeet kohtuudessa. Käyttäjän pitää tunnistaa lukevansa vuosiraporttia, mutta voitava samalla surffata sujuvasti asiaan liittyvissä verkko-osioissa. Mihin kaikkiin laitteisiin ja tarpeisiin sisällön pitää taipua? Entä tulostetaanko osa sisällöstä yhtiö- tai vuosikokoukseen?
- Laadi sisältökartta, joka koostuu nykyisestä sisällöstä ja uusista osioista. Voiko jotain jättää pois? Onko kaikki oleellinen mukana?
- Mitkä ovat pääviestit ja tukeeko muu sisältö niitä? Onko kuvitus linjassa pääviestien kanssa? Usein pääviesti tulee strategiasta ja raportoinnin painopiste on sen toteuttamisen etenemisessä. Pääviestien hahmottaminen on monen vuosikertomuksen Akilleen kantapää.
- Jaa sisällöntuotannon vastuut realistisesti. Älä odota, että kaikki kirjoittajat tuottavat valmista tekstiä. Asiantuntijalta tuntee asian ja erityisasiantuntija erityisesti, mutta syntyisikö sisältö sujuvammin haastattelemalla? Ohjeista kaikkia kirjoittamaan luvut ja termit samalla tavalla.
- Aikatauluta sisällön tuotanto niin, että ennätät muokata tekstejä. Jos kaikki luonnokset tulevat pöydällesi yhtä aikaa, olet prosessin pullonkaula. Silloin myös laatu, sisäinen vuoropuhelu ja sosiaalinen elämä kärsivät.
- Pohdi verkkoraporttikumppanin kanssa laadittavat sivupohjatyypit ja pyydä kumppanilta tyhjä raportti. Tarkista tietosuojakysymykset ja hallitse käyttäjätunnuksia huolella.
- Pyydä sisällöntuottajia kirjoittamaan raakatekstit suoraan pohjaan. Sivupohja näyttää, jos sisältöä on liikaa. Halutessasi voit otsikoida tekstit valmiiksi.
- Täydennä, muokkaa, tiivistä ja yhtenäistä. Raportin pitää tuntua yhden kirjoittajan teokselta.
- Suunnittele julkistaminen ja uutisnostot pitkin vuotta.
- Kiitä tiimiä, nosta onnistujat esiin ja kerää palaute tuoreeltaan ensi vuotta varten.
