Kriisiviestinnän käytäntöjä kannattaa luoda vaikkapa yksinkertaisella neuvotteluhuoneharjoituksella. Istutaan pöydän ääreen kuvittelemaan mitä voi tapahtua ja mitä niissä tilanteissa pitäisi tehdä.
Kriisien kuvittelemisessa auttaa hyvä mielikuvitus. Ja juuri kun on saatu tilanne haltuun, otetaan pari yllättävää muuttajaa mukaan, sillä kriisi ei yleensä kangistu etukäteen mietittyihin kaavoihin.
On hyvä priorisoida potentiaaliset poikkeustilanteet ja varautua ainakin todennäköisimpiin. Todellisuus yllättää, mutta yhteen kriisiskenaarioon varautuminen antaa eväitä sinnekin, minne mielikuvitus ei kanna.
Toimintatavat haltuun, materiaalia valmiiksi
Kun varautumista edellyttävät kriisit on valittu, päästä mielikuvitus laukkaamaan ja kuvittele, miten tilanne voisi edetä. Mitä tietoa silloin tarvitaan? Yleensä selkeästi kuvattuja perusasioita ja kuvia tai videoita. Sitä on kriisiviestintään varautuminen.
Tosi paikan tullen, kun aika ja resurssit ovat kortilla, kenelläkään ei ole aikaa luoda sisältöä, kirjoittaa tekstiä tai piirrellä kaavioita. Perusfaktat, kuvat, rakennepiirrokset, toimintaperiaatteet sekä sisäiset politiikat ja ohjeet on hyvä koota paikkaan, jossa ne ovat helposti saatavilla.
Lisäksi tarvitaan puhuvia päitä, omia ja riippumattomia asiantuntijoita, jotka osaavat kommentoida ja selittää tilannetta. Saat omat kriisiviestinne paremmin läpi, jos pystyt marssittamaan julkisuuteen luotettavia kommentaattoreita.
Mielikuvaharjoituksen läpikäytyään useimmat hahmottavat tavanomaisimpien poikkeustilanteiden toimintatavat. Harjoituksessa mukana olleilla on käsitys siitä, mitä suurin piirtein pitäisi tehdä ja mitä muut ainakin yrittävät tehdä. Kutsutaan sitä vaikka parviälyksi.
Miten älykäs sinun parvesi on?
