Yllättävän moni päättäjä näyttää menevän yleisön eteen, mediatapaamiseen tai jopa suoraan televisiotenttiin pohtimatta, mitä edessä voi olla.
Suurelle yleisölle viestiminen on monelle johtajalle erittäin haastava asia. Johtaja keskustelee päivät pitkät enimmäkseen oman alansa asioista. Mitä isompi yritys on, sitä useammin puhe liikkuu abstraktilla tasolla. Keskustelua käydään suurista linjoista tai suurelle yleisölle vieraista yksityiskohdista.
Tavallisia ihmisiä puhuttelevia näkökulmia johto ei juurikaan joudu pohtimaan. Siksi puhujan agenda, sanat ja huolenaiheet voivat olla kaukana tavallisen kuulijan maailmasta. Henkilö tuntuu vastaavan eri asiaan kuin häneltä kysytään.
Selkeät viestit ja pitävät perustelut
Hyvin valmistautuva organisaatio kääntää viestit tavallisen ihmisen puheeksi ennen kuin johtaja astuu yleisönsä eteen. Kyse ei ole kuitenkaan ainoastaan ”käännöstyöstä”, vaan asioiden ymmärrettävästä perustelemisesta.
Klassisen viisauden mukaan ensin on hyvä miettiä, mitä haluaa sanoa. Mieti erityisesti, mitä haluaisit kuulijoille jäävän mieleen. Perustele sanomasi muutamalla pitävällä argumentilla ja kertaa lopuksi, mitä juuri sanoit.
Kaikki somessa vaeltajat tietävät, että suuren yleisön huomio voi kiinnittyä epäoleelliseen yksityiskohtaan. Haastateltavan samettisten sisäkenkien kirjailuun tai yksittäiseen kärjistykseen. Sille ei aina voi mitään.
Se mitä voit tehdä, on miettiä, miltä tekemisesi tai sanomisesi kuulostavat yrityksen ulkopuolelta katsottuna. Pohdi myös, miltä ne voisivat näyttää seuraavana päivänä iltapäivälehden etusivulla. Mieti myös miltä lausuntosi voivat tuntua kolmen vuoden päästä asiayhteydestä irrotettuina tilanteessa, jossa maailma ei mennytkään niin kuin lupasit.
Kriisissä osaaminen punnitaan
Johdon viestintäkokemus saa erityisen arvon kriisitilanteissa. Fiksusti toimiva organisaatio valmistautuu niihin jo etukäteen. Kartoittaa vaaran paikkoja, miettii toimintamallit ja harjoittelee. Samalla organisaatio suunnittelee viestinsä riittävän selkeäksi niin, että näkemyksiä on helppo puolustaa.
Viisi vinkkiä, kun valmistaudut menemään yleisön eteen:
1) Ajattele yleisöä. Mitä yleisö odottaa kuulevansa? Mistä he ovat kiinnostuneita? Mitkä asiat saavat kuulijan karvat pystyyn? Vastaa odotuksiin, ja yllätä positiivisesti.
2) Ole oma itsesi. Älä esitä. Kuulija tunnistaa aitouden ja rehellisyyden. Ne ovat aina arvossaan.
3) Tunne asiasi ja pysy totuudessa. Perehdy etukäteen asiaan ja myös tavallisen kansalaisen huoliin aiheesta sekä mieti niihin selkeät vastaukset. Vaihda tarkat lupaukset liikkumavaraa antaviin näkemyksiin, jos olet epävarma tulevasta kehityksestä. Asia voi mennä toisin kuin kuvittelet ja se mitä sanot nyt, voidaan kaivaa esiin tuonnempana.
4) Käytä vain yleiskielisiä ilmauksia. Ei erikoistermejä, ei lyhenteitä, ei englanninkielisiä ilmauksia. Ainoat sallitut lyhenteet ovat EU ja YK.
5) Käytä huumoria vain hyvin harkiten. Jokaisella ihmisellä on erilainen huumorintaju. Näitä törmäyksiä on hankalaa selittää myöhemmin parhain päin.
