Verkkoraportti säästää monta kimuranttia työvaihetta vuosikertomuksen tekijältä. Teknologialle ei kannata kuitenkaan antaa kaikkea valtaa.
Vuosiraportti, vuosikertomus, vuosikatsaus, kestävän kehityksen raportti, toimintakertomus, yritysvastuuraportti – samaa asiaa, mutta erilaisia paketteja. Vuosiraportointikenttä vilisee termejä kuten Veikko Lavin taannoinen tukilisäjenkka. Trendejäkin riittää moneen lähtöön: Hakukone löytää aiheesta 12,3 miljoonaa lähdettä.
Oli mikä oli, yrityksen vuosiraportointi on mittava urakka. Sen laatimisessa palaa aikaa, rahaa ja kahvia sekä iltapuhteita ja pyhän tienoita talousihmisiltä, henkilöstöosastolta ja viestinnältäkin. Myös johto joutuu ottamaan kantaa pääasioihin ja strategiaosioon.
Kannanmuodostusta vai viidakko?
Parhaimmillaan menneen tilikauden tiivistäminen ja tulevaisuuteen katsominen on osa yrityksen sisäistä kannanmuodostusta. Vuosiraportti kokoaa isot hankkeet, nostaa esiin pääasiat sattumusten sarjasta ja auttaa suuntaamaan katseen eteenpäin.
Pahimmillaan raporttikokonaisuudesta tulee numeroiden ja faktojen viidakko, jossa viestit kompastuvat mielipiteiden moninaisuuteen ja urakan laajuuteen. Kokonaisuuden sijaan syntyikin erilaisten kirjoittajien laatima artikkelisarja, jota kahlatessa ei näy metsää puilta.
Verkkoraportti tehostaa…
Ota tekniikka avuksi. Unohda tekstitiedostojen versionhallinta ja tee vuosiraportti suoraan verkkoon. Samalla siirrät työn painopisteen pääviesteihin: Ensin määritellään painotukset ja sisältörakenne, luoda digitaaliset raamit. Sen jälkeen tartutaan vasta yksittäisiin asioihin. Tämä järjestys auttaa pitämään katseen pallossa.
Vuosikertomuksen laatiminen verkkoraportti edellä jäsentää samalla yhteistä kannan muodostusta. Kun urakassa mukana olevat pääsevät ensin hahmottamaan kokonaisuuden, myös yksityiskohdat on helpompi asettaa paikoilleen.
…ja taipuu moneen…
Vuosiraporteilla on monenlaisia lukijoita. Joku tarkastaa yksittäisen tiedon kännykästä, toinen silmäilee sisältöä tabletilla. Kolmas uppoutuu kokonaisuuteen läppärin ruudulla. Vannoutunut printin ystävä lukee raportin kulmat hiirenkorville kotisohvalla ja kirjaa huomiot reunoille.
Verkko edellä tehty raportti taipuu moneen. Responsiiviset sivut näyttävät kullekin lukijalle sen mitä pitääkin. Isoille taulukoille haetaan uudet muodot kännykän ruutua varten. Tabletilla sivuja voi vierittää lehden lailla vasemmalta oikealle eikä menneiden kvartaalien numeroista koostuvan maksitaulukon leveyskään ole ongelma.
Vuosiraportin sisällön tuottajan työkuorma kevenee ja siirtyy digikumppanin digiruudulle. Taittoa ei onneksi tarvitse tehdä uudelleen printistä verkkoon. Samoja tietojakaan ei siirretä moneen kertaan eikä samoja taulukoita lueta eri muodoissa uudelleen ja uudelleen virheiden varalta.
…mutta ei korvaa hyvää sisältöä
Vuosikertomus on mittava kokonaisuus, jonka hahmottaminen ei ole pikkujuttu, vaikka asiat olisivat kuinka tuttuja. Puhumattakaan vuosikertomuksen lukijasta, jolle ne ovat uusia. Tieto lisää tuskaa, varsinkin jos kaadat saavillisen faktoja lukijan niskaan sekavassa käyttöliittymässä.
Digi-innossa kannattaa muistaa, että työkalujen on palveltava lukijaa. Kikkailu ei tuo lisäarvoa ja sotkee lukijaa, joka on pidettävä kartalla niin, että hän löytää etsimänsä. Tässä monet digivuosikertomukset epäonnistuvat.
Uusia ratkaisuja kannattaa käyttää juuri siihen, mihin ne tuovat lisäarvoa. Esimerkiksi hyvä video tuo toimitusjohtajan tai asiakkaan äänen esiin, huono video herättää kysymyksiä.
Sisältö on edelleen kuningas. Siksi kannattaa ensin pohtia viestiä ja sen jälkeen keinoja sen välittämiseen. Ota siis modernit työkalut avuksi, tuo olennaisin tarina paremmin esiin ja luo strategian toteutumista kuvaava selkeä kokonaisuus. Hyvää sisältöä ei voita edelleenkään mikään.
