Viestijä kohtaa työssään tilanteita, joihin on syytä tarttua konsultin ottein. Avain piilee monesti ratkaisujen pohtimisen sijaan kysymyksenasettelussa. Kysymykset ohjaavat viestijää laatimaan tavoitteellisia suunnitelmia, kertomaan asiasta kohderyhmiä kiinnostavalla tavalla ja käyttämään viestinnässä oikeita kanavia. Parhaimmassa tapauksessa ne auttavat myös lähestymään asiaa uudesta näkökulmasta.
Moni viestijä osaa varmasti samaistua tilanteeseen, jossa viestittäviä asioita on paljon, mutta on hankala hahmottaa, mistä aloittaa. Eteen saattaa esimerkiksi tulla tilanne, jossa uudesta hankkeesta pitäisi tiedottaa sisäisesti, ulkoisesti ja vieläpä tavoitteellisesti.
Näissä tilanteissa viestijän kannattaa toimia oman elämänsä konsulttina. Toimialasta riippumatta konsultti tekee aina ennen työn aloittamista asiakkaan kanssa kartoituksen asiakkaan tarpeista ja auttaa tarvittaessa tarpeiden tunnistamisessa. Hyvä konsultti neuvoo miten toimia, mutta erinomainen konsultti osaa kysyä myös oikeat kysymykset, jotta asiakas oivaltaa ratkaisut itse.
Ennen ratkaisujen selvittämistä on siis osattava kysyä itseltään oikeat kysymykset. Melkeinpä asiassa kuin asiassa on hyvä lähteä liikkeelle muutamasta peruskysymyksestä, oli kyseessä sitten uudesta projektista tai kriisistä viestiminen: Mistä on kyse? Mikä tärkein viesti, mikä asiaan liittyy? Mitä asian viestimisellä tavoitellaan? Kenet viestin tulisi tavoittaa? Missä kanavissa kohderyhmä tavoitetaan parhaiten?
Nämä kysymykset ohjaavat viestijää laatimaan tavoitteellisia suunnitelmia, kertomaan asiasta kohderyhmiä kiinnostavalla tavalla ja käyttämään viestinnässä oikeita kanavia.
Mitä kohdeyleisösi haluaa tietää?
Kysymyksenasettelussa tärkeää on asettaa viestittävä asia kohderyhmän kontekstiin. Näkökulma, joka on oman organisaation mukaan se kaikista tärkein ja mielenkiintoisin, ei välttämättä ole sitä kohderyhmän mielestä.
Otetaan esimerkiksi lehdistötiedotteen laatiminen. Moni organisaatio tekee sen virheen, että esimerkiksi uudesta tuotteesta viestittäessä tiedotteeseen laitetaan kaikki mahdolliset faktat ja ominaisuudet, mutta unohdetaan, kuinka se palvelee tavoiteltavan median kohdeyleisöä. On muistettava, että media palvelee yleisöään, ei yrityksiä. Toimittajat miettivät usein enemmän sitä, mitä yhteiskunnallisesti merkittävää uutisarvoa tuotteella on.
Haastavan tilanteen tarkastelu ulkopuolelta, konsultin ja kohderyhmän silmin, voi auttaa viestijää tekemään työnsä tavoitteellisemmin ja kohdennetummin.
Ratkaisu löytyy lopulta monesti kysymysmerkin takaa.
Sofia Leinonen
Digital Marketing Planner
