Viestintä tekee johtajasta johtotähden

Kun henkilö nimitetään toimitusjohtajaksi, hän saa mahdollisuuden viedä yritystä uuteen suuntaan. Monissa tapauksissa nimityksen tehnyt hallitus tätä jopa odottaa.

Uuden tehtävän mukana tulee paljon valtaa. Henkilöstön, asiakkaiden ja omistajien luottamus johtajan täytyy kuitenkin ansaita. Ihmisillä on mahdollisuus lähteä seuraamaan uutta toimitusjohtajaa vasta, kun uusi johtaja on kertonut selkeästi ja uskottavasti, mihin suuntaan pitäisi kulkea.

Olipa kehittämisen suunta mikä tahansa, on viestintä kriittisen tärkeä työkalu, jolla henkilöstöä ohjataan, inspiroidaan ja kannustetaan.

Kun uusi johtaja haluaa kehittää organisaatiota, hänen on tärkeää muistaa ainakin neljä asiaa viestinnästä.

Viestintäosasto ei hoida johtajan viestintää

Viestintä on johtamista eikä etenkään toimitusjohtamista voi delegoida. Ei viestintäosastolle, bisneksen vetäjille eikä kenellekään muulle. Siksi toimitusjohtajan on viestittävä henkilökohtaisesti tavalla, jolla hän vetää seuraajat haluamaansa suuntaan.

Jokaisella on henkilökohtainen tapansa johtaa ja viestiä. Myös johtajan saama toimeksianto, organisaation kulttuuri ja toimiala vaikuttavat johtamiseen. Siksi tuore toimitusjohtaja viestii uskottavimmin, kun on oma itsensä.

Sen sijaan omia viestejä kannattaa harkita paljonkin. Uuden johtajan ensiesiintymisestä syntyy henkilöstölle ensivaikutelma, joka säilyy mielessä.

Tyhjiö täyttyy nopeasti

Uudella johtajalla on harvoin valmiina uusi strategia, johon nojaten voisi lähteä suuntaa näyttämään. Silti johtaja ei voi vetäytyä kulmahuoneen hiljaisuuteen, koska vaikeneminen synnyttää viestityhjiön. Jokainen alkaa pohtia, mitä uusi johtaja tuo tullessaan. Osa ihmisistä huomaa tilaisuuden ja alkaa ajaa omaa agendaansa, joka voi olla ristiriidassa organisaation tavoitteiden kanssa.

Tyhjiö täytyy siis arvailuilla ja valtataisteluilla. Silloin organisaatio alkaa kulkea moneen suuntaan yhtaikaa. Koneisto venyy ja paukkuu, mutta tuskin etenee kohti toivottua päämäärää.

Johdonmukaiset viestit ohjaavat

Tyhjiön ja ristivedon välttämiseksi uuden johtajan on viestittävä jotain. Se jotain ei kuitenkaan välttämättä tarkoita uuden suunnan tarkkaa kuvausta. Tilannekuvan ollessa utuinen johtajan kannattaa varoa hirttäytymästä kestämättömiin linjauksiin. Boston Consultingin konsultit Roselinde Torres ja Peter Tollman varoittavatkin Harvard Business Reviewin artikkelissaan uutta johtoa uskomasta myyttiä siitä, että muutoksiin pitää rynnätä nopeasti ( Five Myths of a CEO`s First 100 Days ).

Uusi johtaja ei siis välttämättä voi aloitusvaiheessa vastata kovin tarkasti kaikkeen, mitä henkilöstö haluaisi kysyä. Johtaja voi kuitenkin kertoa esimerkiksi omista johtamisperiaatteistaan tai näkemyksiään siitä, mihin maailma on muuttumassa lähivuosina.

Aloitusvaiheen viestit muokkaavat henkilöstön odotuksia, joten ne ovat erityisen tärkeitä. Siksi niiden suhteen on oltava johdonmukainen.

Teot ovat viestintää

Johtajan viestinnän kannalta teot ovat kalvosulkeisia tärkeämpiä. Siitä syystä johtajalle on tärkeää toimia puheidensa mukaan. Tai jos näin ei tapahdu, on syytä selittää.

Jos puheet ja teot ovat ristiriidassa, henkilöstö luottaa enemmän tekoihin. Ristiriita syntyy helposti, kun kovissa paineissa oleva, kärsimätön johtaja odottaa nopeita tuloksia. Jos johtaja puhuu jatkuvasti vaikkapa henkilöstön voimavarojen ja innovatiivisuuden tarpeesta, ei hän saa vetää hermostumisella ja mikromanageraamisella mattoa omien puheidensa alta.

Professori Teresa Amabile ja tutkija Steven Kramer kirjoittavatkin McKinseyn artikkelissa How Leaders Kill Meaning at Work yrityksestä, joka missiossaan korosti voimakkaasti innovaatioiden merkitystä. Käytännössä yrityksen johto korosti koko ajan kustannusten säästämistä niin, että uusien innovaatioiden synty pysähtyi.

Johdonmukaisuus edellyttääkin johtajalta vahvaa itsetuntemusta. Henkilöstölle on hyvä viesti, jos johtaja voi sanoa kuuntelevansa mielellään henkilöstön näkemyksiä. Viesti muuttuu kuitenkin huonoksi, jos johtaja ei arjessa jaksa hetkeäkään kuunnella muita.

Suunnittele henkilökohtainen viestintäsi

Koska viestintä on johtajalle äärimmäisen tärkeä työkalu, kannattaa aloittavan johtajan tehdä itselleen tiivis mutta toimiva viestintästrategia. Yrityksen viestinnän johto on vastuussa yrityksen viestintästrategiasta, mutta johtajan tulee tehdä oma strategiansa.

Juuri tässä on monen johtajan viestinnän heikko kohta. Anhal Luthra ja Richa Dahlay toteavatkin artikkelissaan, että johdon viestinnässä yksi suurimpia onnistumisen esteistä on ”viestinnän suunnittelun puute ennen kommunikointia”. Muita haasteita ovat heidän mukaansa:

1. Vääränlainen kieli, jota yleisö ei sisäistä
2. Välinpitämättömyys palautetta kohtaan
3. Kuulijoiden tunteiden huomioimatta jättäminen

Tunnetilojen tärkeyttä korostaa myös John Kotter, joka muistuttaa, että datan siirtäminen ei ole muutosviestintää. Kotterin mukaan muutosviestijän kannattaa osoittaa, että hän ymmärtää ihmisten huolet ja hyväksyy kiukun, mutta herättää samalla luottamusta visioon.

Selkeä viestintästrategia auttaa johtajaa viestimään johdonmukaisesti. Se näyttää organisaatiolle ja muillekin sidosryhmille suunnan, jota kohti yritys aikoo mennä. Silloin myös perillepääsy on entistäkin todennäköisempää.

Johtajaa voisi kannustaa viestinnän suunnitteluun myös se fakta, että jopa 90 prosenttia johtajan työstä on kommunikaatiota. Kommunikaation yksi keskeinen tehtävä on auttaa muita kasvamaan uudelle tasolle.

GE:n entinen pääjohtaja Jack Welch kirjoittaakin osuvasti teoksessaan Voittajaksi, että ”kun et vielä ole johtaja, menestys edellyttää vain sitä, että kehityt itse. Kun sinusta tulee johtaja, menestys edellyttää, että saat muut kehittymään”.

Kiinnostavaa luettavaa: