Pyydämme tarjoamaan viestinnällisen digituotteemme toteutusta seuraavasti 20.2.2021 klo 00.00 mennessä.
VIESTINNÄN DIGITUOTTEEN TUOTANTO – Tarjouspyyntö
Viestintätoimisto Attention Communication Oy:n tavoitteena on tarjota verkossa toimiva digitaalinen viestintätuote asiakkaidensa käyttöön. Asiakasyritykset ostavat viestintätuotteen pilvipalveluna verkkokaupan kautta.
Pyydämme tarjoamaan viestinnällisen digituotteemme toteutusta seuraavasti 20.2.2021 klo 00.00 mennessä.
Tarjouspyynnön sisältö, hankinnan kohde sekä tarjoajalle ja tarjoukselle asetetut vaatimukset
Hankinnan kohteena oleva tuotanto:
- Palvelun taustajärjestelmä
- Palvelun käyttöliittymän ja toiminnallisuuden suunnittelu ja toteutus
- Laadunvalvonta
- Projektinhallinta
- Kehitysalusta
Tarjouspyynnön kohteena olevan tuotannon arvo asettunee hintahaarukkaan 50 000 – 70 000 e ilman arvonlisäveroa.
Taustaa
Toteutettava tuote tulee olemaan järjestelmä, joka tuottaa automaattisesti dokumentteja viestintätarkoituksiin.
Järjestelmän tuottama loppudokumentti perustuu loppukäyttäjän syöttämiin vastauksiin.
Kysymykset ja kyselypolku perustuu JSON-muotoiseen tiedostoon. JSON-tiedoston rakenne on tässä vaiheessa jo määritelty ja saatavilla itse järjestelmän toteutusta varten. Useita esimerkkitiedostoja on myös saatavilla.
Automaattisesti tuotettavan dokumentin pohjana (template) tulee olla jokin yleinen muotoillut sisältävä tekstitiedostoformaatti, kuten esimerkiksi RTF tai DOCX.
Toteutuksen on mahdollistettava eri kieliversiot.
Tuetut selaimet ja päätelaitteet
Loppukäyttäjien ensisijaisen käyttöympäristön muodostavat työpöytäselaimet. Mobiililaiteratkaisuja ei tarvitse tukea.
Tuotteen tulee tarjota hyvä käyttäjäkokemus, jonka tulee toteutua uusimmilla moderneilla selaimilla:
- Google Chrome; uusimmat versiot
- Firefox; uusimmat versiot
- Microsoft Edge; uusimmat versiot
- Apple Safari; uusimmat versiot
Tekniset reunaehdot
Toteutuksessa tulee suosia avoimen lähdekoodin järjestelmiä. Myös suljetut toteutukset otetaan tarjouskilpailussa huomioon.
Mikäli järjestelmän toimittaja suosittaa suljettua tai lisensoitavaa järjestelmää tai sen osaa, tulee siitä liittää perustelut tarjouspyyntöön.
Verkkopalvelun palvelinympäristö
Toimittaja tarjoaa web-hostauksen ja -ympäristön ylläpidon vuosisopimuksella.
Mikäli toteutus perustuu avoimeen lähdekoodiin, tulee järjestelmä olla siirrettävissä kohtuullisin kustannuksin toisen palveluntarjoajan hostaukseen.
Tietoturva
Pyydämme sisällyttämään tarjoukseen selvityksen siitä, kuinka järjestelmän toimittaja varmistaa palvelimen ja toteutuksen tietoturvan.
Palvelimella toivotaan käytettävän tietoturvaa vahventavia järjestelmiä, kuten SELinux tai AppArmor. Mikäli järjestelmän toimittajalla ei ole kokemusta tai vaihtoehtoisesti on hyvin vahva kokemus edellisistä järjestelmistä, toivotaan siitä mainintaa tarjoukseen.
Integraatiot muihin järjestelmiin
Verkkomaksujärjestelmä
Järjestelmällä tulee voida tehdä verkkomaksuja käyttämällä kolmannen osapuolen verkkomaksurajapintaa.
Dokumenttien jako
Loppuasiakkaan tulee voida ladata järjestelmästä erilaisia dokumentteja.
Sisältöön tulee voida lisätä linkkejä joko käyttäen järjestelmän omaa hallintaa tai käyttämällä linkkejä ulkopuoliseen jakopalveluun.
Analytiikka
Analytiikkajärjestelmäksi toivotaan Google Analyticsiä, joka sisällytetään sivustolle käyttäen Google Tag Manageria.
Järjestelmän toimittaja voi ehdottaa myös toista toteutustapaa, mutta tällöin tarjoukseen tulee liittää perustelut.
Käyttöönotto ja laadunvarmistus
Toimittajan tulee käyttöönoton jälkeen toimittaa järjestelmän ylläpitoa varten perustason dokumentaatio myös siinä tapauksessa, että toimittaja itse hoitaa ylläpidon.
Samoin toimittajan on laadittava perustason ohjeistus tulevia pääkäyttäjiä varten.
Käyttöönoton jälkeen järjestelmän toimittajan tulee antaa pääkäyttäjille koulutusta järjestelmän peruskäytöstä.
Toteutusvaiheessa ja ennen käyttöönottoa järjestelmäntoimittajan tulee suorittaa laadunvarmistus, joka voi olla joko automaattista tai manuaalisesti suoritettavaa testausta. Jokaisesta testistä tulee laatia testaussuunnitelma ja testiraportti. Testauksessa tulee keskittyä toiminnalliseen testaukseen ja tuettuihin selainversioihin.
Ylläpito
Pyydämme sisällyttämään tarjoukseen kuvauksen ylläpidon ja tuen laajuudesta. Ylläpidon toivomme sisältävän toteutettavan järjestelmän ja palvelinympäristön tietoturvapäivitykset.
Muut ehdot
Tarjouksen jättäviltä yrityksiltä edellytetään:
- Kokemusta pk-yritysten digipalvelujen tuottamisesta (referenssit viimeisen kolmen vuoden aikana)
- Vakavaraisuutta (luottoluokitus) ja elinkelpoisuutta. Arvioimme näitä liiketoiminnan mm. yhtiön taloudellisella menestyksellä ja omavaraisuusasteella.
- Kaikkien tarjouspyynnössä mainittujen osa-alueiden tarjoamista, osatarjouksia ei oteta huomioon
- Karkeaa toteutuksen aikatauluarviota
Aineettomat oikeudet (IPR):
- Aineettomien oikeuksien omistamisesta sovitaan tuotantosopimusta tehtäessä.
Tilaajavastuulaki:
- Tarjouksen jättävän yrityksen tulee täyttää tilaajavastuulain edellytykset ja osoittaa ne enintään kolme kuukautta vanhoin selvityksin, jotka ovat:
- Selvitys siitä, onko yritys merkitty ennakkoperintärekisteriin, työnantajarekisteriin ja arvonlisäverovelvollisten rekisteriin.
- Kaupparekisteriote
- Selvitys siitä, ettei yrityksellä ole verovelkaa taikka viranomaisen antama selvitys verovelan määrästä.
- Todistukset työntekijöiden eläkevakuutusten ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta tai selvitys siitä, että mahdollisesti erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskeva maksusopimus on tehty.
- Selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista.
- Selvitys työterveyshuollon järjestämisestä, mikäli laki edellyttää yritykseltä työterveyshuoltoa.
Tarjouksen voimassaoloaika:
- Tarjousten tulee olla voimassa 30.4.2021 saakka.
Tarjousten arviointikriteerit
Tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin, hinta-laatusuhteeltaan paras vaihtoehto, mitä arvioidaan seuraavilla perusteilla.
- Tarjotun ratkaisun soveltuvuus, jolla tarkoitetaan:
- Asiakohdissa 2, 3 ja 4 lueteltuja seikkoja
- Tilaajan mahdollisuuksia päivittää ratkaisua ilman it-tietämystä
- Tarjotun ratkaisun kokonaiskustannukset
- (toteutus ja ylläpito)
Hankintaprosessin eteneminen
Hankintailmoitus julkinen 2.2.2021
Attention Communication Oy:n hankintailmoitus on julkinen Hilma-portaalissa ja yrityksen verkkosivuilla 2.2.2021.
Vaitiolositoumus allekirjoitettuna 10.2.2021 mennessä
Mikäli tarjouspyynnön jättämisestä kiinnostunut yritys haluaa esittää tarjouspyyntöä koskevia lisäkysymyksiä annettuna ajankohtana, yrityksen tulee etukäteen allekirjoittaa Attention Communication Oy:n vaitiolositoumus.
Vaitiolositoumukset tulee palauttaa allekirjoitettuina 10.2.2021 mennessä sähköpostitse osoitteella:
Tarjouspyyntöä koskevat lisäkysymykset
Vaitiolositoumuksen allekirjoittaneille uskottavilla tarjouksen jättämistä suunnittelevilla tahoilla on mahdollisuus esittää lisäkysymyksiä puhelimitse ja/tai Teamsissa maanantaina 15.2.2021 klo 14 – 17.
Tarjoukset 20.2.2021 klo 00.00 mennessä
Tarjoukset pyydämme toimittamaan sähköpostitse pdf-muodossa perjantaihin 20.2.2021 klo 00.00 mennessä osoitteilla:
helena.aatinen@attention.fi
risto.pennanen@attention.fi
Tarjoukset avataan 22.2.2021
Tarjoukset avataan 22.2.2021, jolloin aloitetaan niiden arviointi.
Tarjousten arviointiaika 22.2.2021 – 5.3.2021
Tarjoukset on tarkoitus saada arvioitua 5.3.2021 mennessä. Sen jälkeen jatketaan neuvotteluja vaatimukset parhaiten täyttävän tai täyttävien kumppaneiden kanssa.
Hankintapäätös syntyy Attention Communication Oy:n erillisellä päätöksellä ja sopimus syntyy erillisen sopimuksen allekirjoittamisella.
Hankintapäätöksestä annetaan tieto tarjouksen jättäneille osapuolille sen jälkeen, kun asiasta on solmittu sopimus valituksi tulleen osapuolen kanssa.
Ystävällisin terveisin
Attention Communication Oy
Risto Pennanen
Toimitusjohtaja
LIITE 1 Hankintaprosessin etenemisjärjestys ja -aikataulu
| Tapahtuma | Aikataulu |
| Hankintailmoitus julkistetaan | 2.2.2021 |
| Vaitiolositoumuksen palauttaminen | 10.2.2021 |
| Lisätietoja annetaan | 15.2.2021 klo 14 – 17 |
| Tarjouksen jättämisaika päättyy | 20.2.2021 klo 00.00 |
| Tarjoukset avataan | 22.2.2021 |
| Tarjousten arviointi päättyy | 5.3.2021 |
| Sopimusneuvottelut | 5.3.2021 alkaen |
| Hankintapäätös | |
| Sopimus valmis | |
